很多老闆在安裝完 AI 之後問我可以做什麼，我都說——第一件事，先安裝知識庫。
從 AI 出來之後，知識的收集跟管理就有天翻地覆的差別。
我一直覺得，公司最重要的就是知識。知識該怎麼收集、怎麼組織、怎麼樣被查詢到、如何快速地傳遞，是最重要的事情。
很多傳統產業在公司組織裡面，知識這一塊是非常內耗。我們常常會發現——永遠只有老闆知道哪一家廠商適用在哪種情況。
比如說今天在做油漆，油漆就分成很多種：塗料、藝術漆、水性漆、油性漆、還有防水。每一個工班擅長的方式不一樣。當一個 case 進來，必須很快地知道「這個我要問誰？如果他沒空，又要再問誰？」
這些永遠都沒辦法很清楚地擷取下來放到知識庫裡面。所以變成所有業務一出事就是問老闆。
所以知識，一定是公司成長的關鍵。
知識分成幾種
第一個是公司內部。公司的內部知識其實蠻複雜的——有經營管理的、有人資的、也有廠商的。很多東西是分部門權限，有的時候又是跨部門的權限。所以內部的知識管理講白了就三件事：知識的收集、知識的脈絡、以及權限的設定。
第二個是公司對外。對外又分很多種——對公部門的、對供應商的、對客戶的、還有對社群的。對社群的，其實就是發布在 FB、IG、TikTok 等等的知識。
還有一個是老闆自己。老闆自己的知識系統——包含公司整體的方向、目前的趨勢、以及未來該怎麼走。這些都是需要被整理下來的。
AI 讓兩件事變簡單了——知識的「存入」跟「讀出」
講白話一點，知識庫就做兩件事：東西怎麼存進去，跟東西怎麼讀出來。以前這兩件都很痛。
第一件：存入（以前叫「整理」）——非常花時間。
你必須先懂目前的檔案結構、資料結構，然後再整理。而且最麻煩的是——交叉移動非常困難。
比如說今天我的產品是照「品牌」來分的，那我就很難用「應用場景」（浴室或廚房）來重新排列，所以在交叉分類上特別痛。
但是現在有了 AI，直接丟進去，讓它自己整理就可以了。
第二件：讀出（以前叫「搜尋」）——永遠找不到。
比如說我們有四五十家供應商，怎麼快速找到合適的那一家？以前知道資料應該就在裡面，但是永遠找不到——因為分類複雜，你根本不知道「某個商品」被放在哪個資料夾。
現在其實都變成單一窗口，問一句就回答。
存的不只是文字，還有各種格式
資料類型很多：影片、文字檔、表格、圖片、PDF。每一種格式，都要有對應的擷取方式跟索引方式。
而且我們每天還有大量資訊在流入——供應商在 LINE 上留訊息，客戶在官方 LINE 或 FB 丟最新的東西。當業務在回覆的時候，怎麼樣讓他順手就整理進資料庫，讓其他人也都看得到？
還有當一張圖片、或一份 PDF 進來——客戶常常丟一份十幾頁的 PDF，裡面有非常多測試報告。當你搜尋這些測報，PDF 裡面的內容要怎麼被讀取、被描述、然後被找到？
這些都是知識庫設計上的硬仗。
不同場景下，要用到的演算法、要用到的 LLM 或 model，也不太一樣——你必須找到適合自己的 model。比如說做家具的，圖片辨識要能認出沙發、桌椅、同張椅子不同角度；做磁磚的，可能只要能分清楚地是黑的、牆是灰的、用的是哪種花色，可以做色彩比對、紋路比對。
但真正難的不是「知識」，是「脈絡」
公司內部的知識不是背起來就夠了。
比如說我們對一位設計師，在一間廁所該怎麼報價？答案不是死的。我們的判斷包含——
- 今天客戶的預算在哪邊，推薦的商品要怎麼搭
- 哪一類的品項要放多一點分量
- 哪一類可以放少一點
這些不是知識，是知識背後的判斷邏輯。全部都是長時間透過業務問答，一點一滴提煉出來的。
教學徒也是一樣的道理——不能只教他「這樣做」，要告訴他「為什麼這樣做」。下次遇到不完全一樣的場景，他才有辦法舉一反三。
當你有了脈絡，新的建材進來、新的品項進來，都可以循著這個脈絡自動建構出來。AI 也能用這個脈絡做判斷——這才是知識庫真正的價值。
知識庫要能活起來
知識庫不是建好就結束。它必須有持續進化的能力。
第一件事:搜尋缺口回收。
你要看知識庫被員工搜尋的時候，哪些是沒有搜到的——沒搜到代表需求存在，但內容還沒建進去。你必須把它補進來。
所以我們的規矩很簡單：
所有人先問知識庫。
知識庫沒有才問老闆。
老闆不是直接告訴你答案，而是先把答案建進知識庫裡，讓你下次可以自己找到。
這樣知識庫才會越長越大、越用越聰明。
第二件事：不只存知識，還要存脈絡。（上一段講的）
順帶一提：個人知識庫用 Karpathy 的方法很適合
個人知識庫其實是非常發散的——可能對科技有興趣、對旅遊有興趣、對人脈有興趣、甚至對品酒有興趣。看到文章就記下來，但記下來之後呢？怎麼提煉、怎麼在下次演講或簡報的時候把最新的東西組合起來？
最近有個Karpathy 的 LLM Wiki 方法論蠻適合發散型的個人知識：
收集 → 編譯 → 瀏覽 → 問答 → 輸出 → 校驗 → 回流
基於這個方式做出來的 GitHub 專案也非常多，值得研究。
寫在最後
我非常看重知識庫。
對我來說，知識庫就是一間公司的核心——公司的優勢在哪裡？公司的傳承在哪裡？其實都在知識庫裡面。
我每天都會跑一次「知識庫檢討會」，把當天發現的缺口、更好的判斷邏輯，一點一點沉澱進去。這是一個每天都在進化的系統，不是一次建好就結束的文件櫃。
我希望最後能做到的，是讓知識庫變成老闆的分身——所有人有問題先問它，知識庫沒有才問老闆。老闆回答完，答案也回流進庫。
而老闆自己，也得有自己的知識庫。大家都知道那句話：老闆的高度，決定了公司的天花板。老闆不能只靠腦袋記事——得持續吸收、持續提煉、持續把心得內化下來，放進自己的知識庫裡。
一個老闆有多認真建自己的知識庫，這間公司就能走多遠。
